ilustrasi keran dengan koin emas mengalir darinya

Kas Kecil: Pengertian, Contoh, Jenis dan Panduannya

10 min baca

Dalam dunia bisnis yang sibuk, efisiensi adalah kuncinya, dan terkadang, hal-hal kecillah yang dapat membuat perbedaan besar. Mari kita perkenalkan kas kecil, sebuah aspek sederhana dalam pengelolaan uang yang, jika diterapkan dengan bijak, dapat merevolusi cara tersebut Kecil biaya ditangani.

Apa itu kas kecil, dan bagaimana cara membantu mengelola pengeluaran kecil sehari-hari dalam bisnis?

Kas kecil adalah sejumlah kecil dana perusahaan yang disimpan sebagai cadangan untuk membayar biaya tak terduga atau kecil yang tidak dapat dibenarkan menggunakan kartu kredit atau menulis cek.

Kas kecil biasanya disimpan dalam laci atau kotak yang terkunci, namun mudah diakses dan menjamin pembayaran tagihan rutin dengan mudah dan cepat.

Anggap saja sebagai pahlawan super kantor atau bisnis. Bayangkan kantor atau bisnis Anda adalah kota kecil yang ramai, dan setiap hari, ada transaksi kecil namun penting terjadi—seperti membeli itu sangat dibutuhkan persediaan kopi atau mengganti stapler yang rusak. Daripada menggunakan anggaran formal yang besar untuk pengeluaran kecil ini, kita memiliki sesuatu seperti “dompet ajaib” yang disebut kas kecil.

Petty cash ibarat dana darurat kota untuk anak di bawah umur biaya—itu cepat, mudah, dan membuat semuanya berjalan lancar tanpa memerlukan banyak dokumen.

Ketika ada pengeluaran kecil, Anda cukup mengambil uang kecil tersebut untuk menanganinya dengan cepat. Ada tidak perlu proses persetujuan yang panjang atau tumpukan dokumen-cerewet cash memberikan solusi cepat dan mudah untuk menjaga kantor atau bisnis berjalan lancar dan efisien!

Informasi Penting Tentang Kas Kecil

Seperti disebutkan di bagian sebelumnya, kas kecil berfungsi sebagai sejumlah uang tunai yang disimpan di lokasi yang aman, sering kali dikelola oleh orang atau departemen yang bertanggung jawab. Ketika timbul biaya, biaya tersebut dibayarkan dari dana ini, dan catatan disimpan untuk melacak penggunaan.

Aksesibilitas : Kas kecil adalah pengelolaan kas yang strategis atau sejumlah kecil uang tunai yang tersedia untuk biaya tak terduga.
penggunaan: Ini dapat diterapkan pada sejumlah pengeluaran kecil, termasuk bunga, perlengkapan kantor, kartu nama, makan siang karyawan yang disediakan, dan penggantian biaya karyawan.
Alokasi departemen: Untuk menyederhanakan pengelolaan pengeluaran, bisnis yang lebih besar mungkin memiliki dana kas kecil yang terpisah untuk setiap departemen.
Rekonsiliasi: Semua transaksi yang melibatkan uang kas kecil didokumentasikan dalam rekening keuangan perusahaan, dan harus dilakukan rekonsiliasi secara berkala.
Aturan dan kontrol: Untuk mencegah penyalahgunaan, biasanya terdapat pedoman tentang bagaimana kas kecil harus ditangani. Hal ini termasuk menyimpan kuitansi, mendokumentasikan setiap transaksi, dan merekonsiliasi dana secara berkala untuk memastikan keakuratannya.

Keuntungan Kas Kecil

Kas kecil menawarkan beberapa keuntungan yang sangat bermanfaat dalam pengelolaannya Kecil transaksi secara efisien. Berikut adalah beberapa manfaat dan keuntungan utama dari kas kecil:

Cepat dan Nyaman

Ini adalah cara termudah untuk membayar tagihan kecil yang tidak terduga karena cepat dan nyaman. Ini ideal untuk membayar gratifikasi pengantar barang atau karyawan Larut malam biaya taksi.

Mengurangi Kerumitan Penggantian Biaya:

Kas kecil menghilangkan kerumitan karyawan yang harus membayar terkait pekerjaan pengeluaran dari kantong dan kemudian meminta penggantian.

Pengeluaran Kecil Reguler:

Ini berguna untuk kebutuhan sehari-hari seperti perlengkapan kebersihan, susu kantor, dan perangko.

Situasi darurat:

Dalam keadaan darurat, jika uang kembalian di kasir tidak mencukupi, kas kecil juga dapat dimanfaatkan untuk memberikan uang kembalian kepada konsumen.

Contoh Praktis Kas Kecil

Bayangkan sebuah kantor kecil di mana asisten administrasi membayar kopi dan makanan ringan untuk rapat tim mingguan dengan uang tunai kecil. Dia juga menggunakan uangnya untuk membeli karangan bunga kecil dan kartu ulang tahun untuk rekan kerjanya.

Dia mengganti biaya taksi yang dibayarkan kepada pekerja pada a terkait pekerjaan tugas di akhir bulan. Voucher kas kecil, yang mencantumkan jumlah yang dibelanjakan, alasan pembelian, dan individu yang membuatnya, digunakan untuk melacak semua biaya ini.

Berikut ini adalah beberapa contoh umum pembelian tunai dalam jumlah kecil:

Barang kantor: Pena, penghapus, stapler, dan perlengkapan kantor kecil lainnya yang diperlukan.
Makanan dan minuman: Kopi, permen, makanan ringan, atau makanan yang disediakan untuk anggota staf.
Hadiah dan kartu: Bunga, kartu ulang tahun, atau hadiah kecil lainnya untuk anggota staf atau klien adalah contoh hadiah dan kartu.
Biaya transportasi: Untuk kunjungan bisnis atau tugas singkat, tarif taksi atau mobil akan dikenakan.

Bagaimana Kas Kecil Dapat Dimasukkan ke dalam Berbagai Jenis Bisnis

Kas kecil memang merupakan alat serbaguna yang dapat bermanfaat bagi berbagai macam bisnis, namun kesesuaiannya bergantung pada ukuran dan sifat bisnis.

Usaha kecil

Ideal untuk usaha kecil dengan reguler dolar kecil transaksi. Ini berguna untuk membayar biaya-biaya kecil seperti alat tulis, kopi untuk rapat, atau pemeliharaan tak terduga.

Ukuran sedang Bisnis

Ideal untuk ukuran sedang perusahaan yang menginginkan solusi efisien untuk menangani pengeluaran kecil tanpa melibatkan prosedur pengadaan tradisional. Memberikan akses cepat ke uang untuk permintaan kecil, yang berkontribusi terhadap menjaga efektivitas operasional dan kebahagiaan karyawan.

Korporasi Besar

Meskipun kas kecil kurang lazim, beberapa divisi atau area dalam bisnis besar mungkin masih menggunakan kas kecil. Kas kecil, misalnya, dapat digunakan untuk perlengkapan kantor kecil, hiburan klien, atau biaya perjalanan.

Lembaga Nirlaba dan Pendidikan

Organisasi nirlaba dan sekolah juga sering menggunakan kas kecil untuk mengelola pengeluaran kecil yang berkaitan dengan acara, persediaan, atau hari ke hari operasi.

Jenis Kas Kecil

Kas Kecil Secara Keseluruhan

Akun ini ditujukan untuk biaya-biaya yang sporadis dan kecil seperti perlengkapan kantor, biaya pos, dan penggantian biaya karyawan dalam jumlah kecil. Ini mencakup produk reguler yang dapat dibeli tanpa kartu kredit atau cek.

Kas Kecil Imprest

Impres kas kecil diisi ulang secara teratur dan menyimpan sejumlah uang. Ini sering digunakan untuk tujuan tertentu, seperti membayar biaya perjalanan bisnis karyawan. Setiap kali dana hampir habis, dana tersebut diisi kembali sesuai jumlah yang telah ditentukan.

Kas Kecil Darurat

Disisihkan untuk biaya tak terduga, dana ini diperuntukkan untuk kebutuhan mendesak seperti mengganti jendela pecah atau memperbaiki printer yang rusak. Hal ini menjamin kebutuhan uang tunai yang mendesak dapat segera dipenuhi.

Kas Kecil Diskresi

Uang ini, yang dikelola atas kebijakan manajer atau penyelia, digunakan untuk imbalan karyawan atau pengeluaran tak terduga. Menghabiskan kebebasan untuk tidak dianggarkan sebelumnya pembelian kecil dimungkinkan.

Singkatnya, dana kas kecil hadir dalam berbagai bentuk yang membantu perusahaan dalam menanganinya secara efektif Kecil pengeluaran, menjamin bahwa mereka dapat membayar pengeluaran rutin, pengeluaran darurat, penggantian biaya perjalanan, dan pembelian diskresi tepat waktu.

Bagaimana Cara Melacak Kas Kecil?

Pelacakan kas kecil memerlukan sejumlah prosedur dan praktik terbaik untuk menjamin akuntansi yang benar dan mengurangi kemungkinan penyalahgunaan. Berikut cara perusahaan melacak dan mengelola uang tunai kecil secara efisien:

Penjaga Kas Kecil

Orang yang ditunjuk sebagai “penjaga” kas kecil bertugas mengelola dana kas kecil. Orang ini melacak setiap pembayaran dan mengisi rekening sesuai kebutuhan.

Dokumentasi dan Pencatatan

Banyak bisnis menginginkan tanda terima untuk setiap pembayaran yang dilakukan. Beberapa orang melacak siapa yang menghabiskan uang tersebut dan memerinci pengeluaran mereka menggunakan voucher kas kecil, yang tersedia di toko peralatan kantor.

Catatan Pembayaran

Transaksi kadang-kadang dapat dicatat menggunakan log pembayaran langsung. Pelacakan kas kecil harus sama canggihnya dengan proses-proses lain di perusahaan.

Peran Kas Kecil Dalam Ecommerce Dan Menjalankan Toko Online Bertenaga Ecwid

Bahkan jika Anda menjalankan toko online, Anda mungkin masih memiliki pengeluaran kecil yang memerlukan uang tunai kecil. Misalnya saja membeli bahan kemasan atau perlengkapan kantor yang tidak terkait langsung dengan transaksi online.

Memiliki uang tunai kecil memungkinkan Anda memenuhi kebutuhan kecil dengan cepat tanpa mengganggu alur kerja e-niaga Anda.

Meskipun Ecwid, atau platform ecommerce pilihan Anda, mengelola transaksi dan penjualan digital, kas kecil menutupi pengeluaran sehari-hari yang mendukung operasi ini.

Misalnya saja membeli bahan pengemasan atau menangani biaya kecil yang tidak terduga untuk pengiriman dan pengantaran.

Dengan menjaga sistem kas kecil Anda tetap terorganisir bersama dengan operasi Ecwid Anda, Anda memastikan bahwa transaksi fisik dan digital Anda tertata rapi dikelola dengan baik. Koordinasi ini membantu menjaga kelancaran operasional, pembukuan yang akurat, dan kejelasan keuangan secara keseluruhan.

Jual online

Dengan Ecwid Ecommerce, Anda dapat dengan mudah menjual di mana saja, kepada siapa saja — di internet dan di seluruh dunia.

Get started

April 15, 2024

Tentang Penulis

Max telah bekerja di industri e-niaga selama enam tahun terakhir membantu merek membangun dan meningkatkan pemasaran konten dan SEO. Meski begitu, ia memiliki pengalaman berwirausaha. Dia adalah seorang penulis fiksi di waktu luangnya.