Księgowość i rachunkowość małych firm 101 dla handlu elektronicznego

10 min odczyt

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na outsourcing tego aspektu swojej firmy, czy też zastosujesz podejście bardziej „zrób to sam”, jest kilka rzeczy, o których musisz wiedzieć, jeśli chodzi o księgowość i rachunkowość małej firmy.

Od założenia firmowego konta bankowego po przygotowania do sezonu podatkowego – znajomość podstaw finansowych aspektów Twojej działalności może znacznie ułatwić Ci życie stresujące – i może również pomóc Ci zoptymalizować Twój biznes.

Załóż firmowe konto bankowe

Założenie osobnego konta bankowego dla firm jest pierwszym krokiem w tym kierunku bez wysiłku księgowość dla Twojej małej firmy.

Nie tylko znacznie ułatwia to śledzenie związane z biznesem wydatki, ale jeśli prowadzisz działalność gospodarczą inną niż jednoosobowa działalność gospodarcza (tzn. spółka z oo, korporacja, spółka osobowa itp.), jesteś prawnie zobowiązany do posiadania dedykowanego firmowego konta bankowego.

Dobrym pomysłem jest posiadanie dwóch typów kont:

Kontrola: W razie zamówieenia projektu Wydatki służbowe jak zapasy, podróże, koszty wysyłki, materiały opakowaniowe, itp.
Oszczędności: Aby ukryć zyski i procent swoich zarobków podatek czas.

Wybierając bank dla swojej firmy, pamiętaj o zapoznaniu się z różnymi strukturami opłat, wymogami dotyczącymi salda i, dla wygody, bliskością miejsca zamieszkania. Niektóre banki państwowe oferują bezpłatne konta bankowe dla firm, ale pamiętaj, aby przeczytać drobny druk.

Pamiętajcie także o integracji. Jeśli zamierzasz powiązać swoje konta firmowe z oprogramowaniem księgowym, wiedz, że niektóre mniejsze, lokalne banki nie mają możliwości integracji z tymi narzędziami.

Zanim udasz się do banku, upewnij się, że masz przy sobie wymagane dokumenty, takie jak:

ustalona nazwa firmy
Identyfikator podatkowy
identyfikacja osobista.

Śledzenie wydatków

Następnie musisz określić, w jaki sposób będziesz dokumentować swoje wydatki służbowe. Pomoże Ci to uważnie monitorować marże i koszty – i sprawia to również, że rozliczenia podatkowe są o wiele łatwiejsze.

Częścią tego jest uporządkowanie rachunków i faktur. Należy zachować rachunki z:

Wydatki biurowe: jaki procent domu wykorzystujesz do prowadzenia działalności gospodarczej lub, jeśli masz biuro zewnętrzne, rachunki związane z tymi wydatkami
Koszty przebiegu lub pojazdu: Możesz odliczyć roczny przebieg swojego samochodu na podróże służbowe (otrzymasz nakazane przez państwo stawkę) lub możesz odliczyć procent całkowitych rocznych wydatków na pojazd (takich jak wymiana oleju, benzyna itp.)
Podróże: koszty hoteli, wyżywienia i transportu związane z podróżami służbowymi
Posiłki/rozrywka: Spotkania biznesowe na lunch, dla przykład – po prostu koniecznie zanotuj z tyłu, z kim się spotkałeś.

Dokumentacja jest niezbędna do wiarygodności śledzenie wydatków. Niezależnie od tego, czy używasz prostych folderów do przechowywania paragonów, czy rozwiązania online, np Expensifypamiętaj, aby zawsze uporządkować swoje rachunki. Jeśli kiedykolwiek zostaniesz skontrolowany przez IRS, będą chcieli zobaczyć Twoją szczegółową ścieżkę papierową.

Źródło obrazu: Expensify

Aby nieco uprościć ten proces, możesz podjąć pewne proaktywne kroki w zakresie dokumentacji i przechowywania. Rozważ następujące wskazówki:

Prowadź dziennik przebiegu w swoim samochodzie, aby móc od razu dokumentować przebyte kilometry (i miejsce docelowe). Świetnie sprawdzi się w tym przypadku prosty planer miesięczny.
Trzymaj w samochodzie lub torbie podróżnej małą teczkę w kształcie harmonijki z sekcjami oznaczonymi dla różnych rodzajów paragonów. Zmniejsza to ryzyko ich uszkodzenia lub zagubienia podczas podróży.
Raz w miesiącu sprawdzaj sumę rachunków z wyciągiem bankowym, aby upewnić się, że nie ma żadnych rozbieżności.

Jeśli możesz podjąć te kroki w kierunku dokładności prowadzenie rejestrów, ułatwisz sobie (lub swojemu księgowemu) montaż w nienagannym stanie, bez błędów książki.

Księgowość

Następnie porozmawiajmy o księgowości.

Księgowość to codzienny proces rejestrowania wydatków i transakcji biznesowych oraz uzgadniania ich z wyciągami bankowymi. W przeciwieństwie do księgowości, która na potrzeby analizy analizuje liczby z bardziej oddalonej perspektywy, ta część procesu polega na zapewnieniu prawidłowej dokumentacji.

Można do tego podejść na kilka różnych sposobów:

Pracuj z lokalny księgowy/księgowykto się tym za Ciebie zajmie.
Podejście DIY, co oznacza użycie arkusza kalkulacyjnego lub Oparte na chmurze rozwiązanie jak fala.

Wybór odpowiedniej opcji zależy od przepustowości i możliwości. Jeśli boisz się tego aspektu swojego biznesu lub po prostu nie masz na to czasu związane z księgowością zadań, zlecanie tej pracy profesjonalistom pomoże Ci uniknąć kłopotów, gdy nadejdzie czas rozliczenia podatkowego. Jeśli czujesz się komfortowo, przejmując inicjatywę w zakresie liczb, oto kilka podstawowych zasad, o których warto pamiętać podczas przygotowywania książek:

Należności i zobowiązania: Co klienci są Ci winni, a także co Ty jesteś winien innym
Dochody i wydatki: Wszystkie transakcje, w tym sprzedaż i koszty związane z prowadzeniem działalności
Inwentarz: Szczegółowy podział ilości zapasów, dat zakupu, dat sprzedaży itp.

Ważne jest, aby księgi były jak najbardziej dokładne i dokładne nowomodny jak to możliwe, ponieważ liczby te pomogą Ci podejmować bardziej świadome decyzje biznesowe.

Zrozumienie wymagań podatkowych

Dla wielu właścicieli małych firm strona podatkowa biznesu może być dość onieśmielające. Ale przy odpowiedniej ilości oszczędności i starannej księgowości może to być całkiem proste.

Dla samozatrudniony tłum (właściciele jednoosobowi, spółki z oo i spółki osobowe), będziesz ubiegać się o dochód z działalności gospodarczej w swoim osobistym zeznaniu podatkowym. Korporacje różnią się tym, że działają jako oddzielne podmioty, więc wymagania dotyczące składania dokumentów są nieco inne.

Jeśli zarabiasz więcej niż 1,000 dolarów rocznie, będziesz zobowiązany do dokonywania szacunkowych kwartalnych płatności podatkowych. Aby obliczyć płatności kwartalne, dobrym pomysłem jest odniesienie się do zeszłorocznych zgłoszeń jako wskazówek, jeśli Twoja firma pozostała taka sama. Jeśli nie, będziesz chciał oszacować swój oczekiwany dochód pomniejszony o odliczenia za rok. Jeśli jesteś w USA, ukończysz 1040-EN arkusz roboczy.

Ogólnie rzecz biorąc, będziesz chciał zaplanować odłożenie części swoich zarobków na czas podatkowy.

Ile? Bezpieczny zakres to 30–40%, zgodnie z Wall Street Journal. Lepiej zaoszczędzić więcej, niż potrzebujesz, zamiast męczyć się, by spłacić dług w momencie rozliczenia podatkowego.

Monitoruj numery kluczy

Kończąc prace księgowe, warto przeprowadzić analizę, aby monitorować kluczowe liczby i szukać trendów i wzorców, które mogą pomóc w ulepszeniu firmy. Niektóre kluczowe wskaźniki wydajności, na które warto zwrócić uwagę, obejmują:

Marże brutto: Ten procent pomoże Ci monitorować marże i uzyskać pewność, ile faktycznie zarabiasz na swoich produktach. Aby obliczyć marżę brutto należy skorzystać ze wzoru: Marża brutto (%) = (Przychód – koszt sprzedanych towarów) / przychód

Sprzedaż miesięczna: Poszukaj wzorców, które pomogą Ci dostrzec wolne i pracowite miesiące. Wykorzystaj te dane do opracowania strategii marketingowej i reklamowej.

Zwrot z inwestycji w marketing: Śledź zwrot z inwestycji wynikający z różnych działań marketingowych, aby dowiedzieć się, które kanały i platformy przynoszą najlepsze wyniki. Idąc dalej, wydawaj więcej na kanały, które zapewniają najwyższe zyski i wyeliminuj osoby o słabych wynikach.

Dobra wiadomość jest taka, że Ecwid szczegółowo to przedstawił raporty sprzedaży wbudowany w platformę, jak widać poniżej:

Tylko pamiętaj: liczby nie kłamią. Oceniając, do jakich produktów należy odwołać się do tych kluczowych liczb uzupełnić zapasy, podwyżki cen, koszty wysyłki/pakowania i nie tylko.

Księgowość i rachunkowość w małych firmach: łatwiejsze niż myślisz

Dzięki właściwym informacjom finansowym i znakomitemu produktowi możesz w mgnieniu oka rozwinąć dobrze prosperującą małą firmę. Jeśli to robisz ewidencjonowanie samodzielnie lub zlecasz to ekspertowi, śledź najważniejsze liczby i raporty, które pomogą Ci zrozumieć, jak działa Twoja operacja.

Chcesz więcej treści na temat finansów swojej małej firmy? Wymeldować się:

Sprzedawaj online

Dzięki Ecwid Ecommerce możesz łatwo sprzedawać w dowolnym miejscu i każdemu – przez Internet i na całym świecie.

Rozpocznij

Sprzedaż online Biznes Finanse

Kwiecień 2, 2020

O autorze

Aniqa, dyrektor finansowa w Ecwid, pomogła firmom osiągnąć pożądane cele finansowe i biznesowe, koncentrując się na zgodności i doskonałości operacyjnej. Poza pracą uwielbia projektowanie wnętrz i podróże po świecie.