uma ilustração de uma torneira com moedas de ouro saindo dela

Pequeno caixa: definição, exemplos, tipos e guia

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No agitado mundo dos negócios, a eficiência é fundamental e, às vezes, são as pequenas coisas que podem fazer uma grande diferença. Vamos apresentar o fundo de maneio, um aspecto modesto da gestão do dinheiro que, quando aplicado com sabedoria, pode revolucionar a forma como em pequena escala as despesas são tratadas.

O que é caixa para pequenas despesas e como ele ajuda a gerenciar pequenas despesas diárias em uma empresa?

O caixa pequeno é a pequena soma de fundos firmes mantidos em reserva para pagar custos imprevistos ou pequenos que não justificam o uso de um cartão de crédito ou a emissão de um cheque.

O dinheiro pequeno geralmente é guardado em uma gaveta ou caixa trancada, mas é facilmente acessível e garante o pagamento fácil e rápido de contas normais.

Pense nele como o super-herói do escritório ou dos negócios. Imagine que seu escritório ou empresa é uma cidade pequena e movimentada e que todos os dias ocorrem transações pequenas, mas importantes. acontecendo - como comprando aqueles muito necessário suprimentos de café ou substituir um grampeador quebrado. Em vez de usar um orçamento enorme e formal para essas pequenas despesas, temos algo parecido com uma “carteira mágica” chamada caixa para pequenas despesas.

O dinheiro pequeno é como o fundo de emergência da cidade para menores despesas - é rápido, fácil e mantém tudo funcionando perfeitamente, sem a necessidade de muita papelada.

Quando surge uma despesa menor, você pode simplesmente sacar do caixa para lidar com ela rapidamente. Há não há necessidade de longos processos de aprovação ou montes de papelada-pequeno cash oferece soluções rápidas e fáceis para manter um escritório ou empresa funcionando de maneira tranquila e eficiente!

Informações importantes sobre o caixa pequeno

Conforme mencionado na seção anterior, o caixa para pequenas despesas funciona como uma quantia designada de dinheiro que é mantida em um local seguro, geralmente gerenciado por uma pessoa ou departamento responsável. Quando surge uma despesa, ela é paga com esse fundo e os registros são mantidos para rastrear o uso.

Acessibilidade: O dinheiro pequeno é gestão estratégica de caixa ou uma pequena quantidade de dinheiro prontamente disponível para custos imprevistos.
Uso: pode ser aplicado a uma série de despesas menores, incluindo flores, material de escritório, cartões de visita, almoços de funcionários e reembolso de despesas de funcionários.
Alocação departamental: Para simplificar o gerenciamento de gastos, as empresas maiores podem ter fundos de caixa separados para cada departamento.
Reconciliação: Todas as transações que envolvem dinheiro para pequenas despesas são documentadas nas contas financeiras da empresa e estão sujeitas a reconciliações periódicas.
Regras e controles: Para evitar o uso indevido, normalmente existem diretrizes sobre como o dinheiro para pequenas despesas deve ser tratado. Isto inclui guardar recibos, documentar cada transação e reconciliar regularmente o fundo para garantir a precisão.

Vantagens do pequeno dinheiro

O fundo de maneio oferece diversas vantagens que são particularmente benéficas para a gestão em pequena escala transações de forma eficiente. Aqui estão alguns dos principais benefícios e vantagens do dinheiro para pequenas despesas:

Rápido e conveniente

É a maneira mais fácil de pagar contas pequenas e imprevistas porque é rápido e conveniente. É ideal para pagar gorjeta de entregador ou funcionário Tarde da noite custo do táxi.

Reduz complicações de reembolso:

O dinheiro pequeno elimina o incômodo dos funcionários terem que pagar relacionado ao trabalho despesas do próprio bolso e depois solicitar reembolso.

Despesas menores regulares:

É útil para necessidades regulares, como materiais de limpeza, leite de escritório e selos.

Situações de emergência:

Em caso de emergência, se não houver troco suficiente na caixa registadora, o dinheiro para pequenas despesas também pode ser utilizado para fornecer troco aos consumidores.

Exemplo prático de caixa pequeno

Considere um pequeno escritório onde o assistente administrativo paga o café e os lanches da reunião semanal da equipe com dinheiro pequeno. Ela também usa o dinheiro para comprar um buquê de flores e um cartão de aniversário para uma colega de trabalho.

Ela reembolsa um trabalhador por uma tarifa de táxi paga em um relacionado ao trabalho tarefa no final do mês. Os vouchers de caixa, que listam o valor gasto, o motivo da compra e a pessoa que a fez, são usados para rastrear todos esses custos.

A seguir estão alguns casos comuns de pequenas compras em dinheiro:

Artigos de escritório: Canetas, borrachas, grampeadores e outros artigos de escritório pouco necessários.
Alimentos e bebidas: Café, doces, salgadinhos ou refeições servidas aos funcionários.
Presentes e cartões: Flores, cartões de aniversário ou outros pequenos presentes para funcionários ou clientes são exemplos de presentes e cartões.
Despesas de transporte: Para excursões de negócios ou recados rápidos, é cobrado um preço de táxi ou automóvel.

Como o pequeno dinheiro pode caber em diferentes tipos de negócios

O dinheiro pequeno é de fato uma ferramenta versátil que pode ser benéfica para uma variedade de empresas, mas sua adequação depende do tamanho e da natureza do negócio.

Pequenos negócios

Ideal para pequenas empresas com regularidade pequeno dólar transações. É útil para pagar pequenos custos como papelaria, café para reuniões ou manutenção imprevista.

Tamanho médio Empresas

Ideal para tamanho médio empresas que desejam uma solução eficiente para lidar com pequenas despesas sem envolver os procedimentos tradicionais de compras. Dá acesso rápido ao dinheiro para pequenas demandas, o que contribui para mantendo a eficácia operacional e felicidade dos funcionários.

Grandes Corporações

Mesmo que seja menos prevalente, algumas divisões ou áreas dentro de grandes empresas ainda podem usar dinheiro para pequenas despesas. O dinheiro pequeno, por exemplo, pode ser utilizado para pequenos materiais de escritório, diversão para clientes ou despesas de viagem.

Organizações sem fins lucrativos e instituições educacionais

As organizações sem fins lucrativos e as escolas também costumam usar o dinheiro para pequenas despesas relacionadas a eventos, suprimentos ou dia a dia operações.

Tipos de caixa pequeno

Fundo geral para pequenas despesas

Essa conta é designada para custos pequenos e esporádicos, como material de escritório, despesas postais e pequenos reembolsos de funcionários. Inclui produtos regulares que podem ser adquiridos sem cartão de crédito ou cheque.

Antecipar dinheiro pequeno

Antecipar dinheiro para pequenas despesas é reabastecido regularmente e mantém uma determinada quantia de dinheiro. É frequentemente utilizado para determinados objetivos, como o pagamento de despesas de viagens de negócios dos funcionários. Sempre que o fundo fica baixo, ele é reabastecido até o valor predeterminado.

Caixa de Emergência

Reservado para custos imprevistos, este fundo destina-se a necessidades imediatas, como substituir uma janela quebrada ou consertar uma impressora danificada. Garante que as necessidades urgentes de dinheiro possam ser satisfeitas imediatamente.

Caixa discricionária

Esse dinheiro, administrado a critério do gerente ou supervisor, é usado para recompensas de funcionários ou despesas imprevistas. Gastar a liberdade em não pré-orçamentado compras menores são possíveis.

Resumindo, os fundos de caixa apresentam-se numa variedade de formas que ajudam as empresas a gerir eficazmente em pequena escala despesas, garantindo que possam pagar despesas regulares, despesas emergenciais, reembolsos de viagens e compras discricionárias dentro do prazo.

Como podemos rastrear o caixa pequeno?

O rastreamento do fundo de maneio envolve uma série de procedimentos e melhores práticas para garantir uma contabilidade correta e reduzir a possibilidade de abuso. Veja como as empresas podem rastrear e gerenciar o pequeno caixa com eficiência:

Guardião do caixa

A pessoa designada como “guardião” do fundo de maneio é responsável pela gestão do fundo de maneio. Esse indivíduo acompanha cada pagamento e completa a conta conforme necessário.

Documentação e Manutenção de registros

Muitas empresas desejam recibos para cada pagamento efetuado. Algumas pessoas rastreiam quem gastou o dinheiro e discriminam suas despesas usando vales de caixa, que estão disponíveis em lojas de materiais de escritório.

Log de Pagamentos

Ocasionalmente, as transações podem ser registradas usando um registro de pagamento simples. O rastreamento de pequenas quantias deve ser tão sofisticado quanto o restante dos processos da empresa.

Papel do pequeno caixa no comércio eletrônico e na administração de uma loja online com tecnologia Ecwid

Mesmo se você administrar uma loja online, ainda poderá ter pequenas despesas que exigem dinheiro para pequenas despesas. Por exemplo, comprar materiais de embalagem ou material de escritório que não estejam diretamente vinculados a transações on-line.

Ter dinheiro em mãos permite que você atenda a necessidades menores rapidamente, sem interromper o fluxo de trabalho do comércio eletrônico.

Embora o Ecwid, ou sua plataforma de comércio eletrônico preferida, gerencie transações e vendas digitais, o dinheiro para pequenas despesas cobre as despesas diárias que sustentam essas operações.

Por exemplo, comprar materiais de embalagem ou lidar com pequenas despesas inesperadas de envio e entrega.

Ao manter o seu sistema de caixa pequeno organizado juntamente com as suas operações Ecwid, você garante que tanto as suas transações físicas quanto digitais sejam bem gerenciado. Essa coordenação ajuda a manter operações tranquilas, contabilidade precisa e clareza financeira geral.

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15 de abril, 2024

Sobre o autor

Max trabalha no setor de comércio eletrônico há seis anos, ajudando marcas a estabelecer e aprimorar o marketing de conteúdo e o SEO. Apesar disso, ele tem experiência com empreendedorismo. Ele é escritor de ficção nas horas vagas.