Bokföring och redovisning för småföretag 101 för e-handel

10 min läs

Oavsett om du bestämmer dig för att lägga ut den här aspekten av ditt företag på entreprenad eller ta en mer gör-det-själv-strategi, finns det några saker du måste vara medveten om när det kommer till småföretagsbokföring och redovisning.

Från att etablera ett företagsbankkonto till att förbereda för skattesäsongen, att känna till grunderna kring den ekonomiska sidan av din verksamhet kan göra ditt liv mycket mindre stressigt – och kan hjälpa dig att optimera ditt företag också.

Skapa ett företagsbankkonto

Att skapa ett separat företagsbankkonto är det allra första steget mot problemfri redovisning av ditt lilla företag.

Det gör det inte bara mycket lättare att hålla reda på din affärsrelaterade utgifter, men om du är en annan affärsenhet än en enskild firma (vilket betyder LLC, bolag, partnerskap, etc.) är du lagligt skyldig att ha ett dedikerat affärsbankkonto.

Det är en bra idé att ha två typer av konton:

Kontroll: För företagskostnader som lager, resor, fraktkostnader, förpackningsmaterialEtc.
Besparingar: För att spara bort vinster och en procentandel av dina intäkter för skatt tid.

När du väljer en bank för ditt företag, se till att undersöka deras olika avgiftsstrukturer, balanskrav och, för enkelhetens skull, närheten till där du bor. Vissa statliga banker erbjuder gratis företagsbankkonton, men se till att läsa det finstilta.

Tänk också på integration. Om du ska knyta dina företagskonton till ett bokföringsprogram, vet att vissa mindre, lokala banker inte har möjlighet att integrera med dessa verktyg.

Innan du går till banken, se till att du har den nödvändiga dokumentationen med dig, till exempel din:

etablerat företagsnamn
skatte ID
personlig identifiering.

Spåra dina utgifter

Därefter vill du bestämma hur du ska dokumentera dina affärskostnader. Detta hjälper dig att hålla ett öga på dina marginaler och kostnader – och det gör skattetiden mycket lättare också.

En del av detta innebär att hålla ordning på dina kvitton och fakturor. Var noga med att spara kvitton från:

Kontorskostnader: vilken procentandel av ditt hem du använder för företag, eller om du har ett externt kontor, kvitton relaterade till den utgiften
Milkostnader eller fordonskostnader: Du kan dra av den årliga körsträcka du lägger på din bil för affärsresor (du får en statligt mandat eller så kan du dra av en procentandel av dina totala årliga fordonskostnader (som oljebyten, gas, etc.)
Resa: Hotell-, mat- och transportkostnader från dina affärsresor
Måltider/underhållning: Affärsmöten för lunch, för exempel – bara var noga med att notera vem du träffade på baksidan.

Dokumentation är avgörande för tillförlitlighet utgiftsspårning. Oavsett om du använder enkla mappar för att hålla ihop dina kvitton eller en onlinelösning som Expensify, se till att du alltid håller dina kvitton organiserade. Om du någonsin blir granskad av IRS, kommer de att vilja se ditt detaljerade pappersspår.

Bildkälla: Expensify

För att göra den här processen lite enklare kan du ta några proaktiva steg för dokumentation och lagring. Tänk på följande tips:

Håll en kilometerlogg i din bil så att du kan dokumentera tillryggalagda mil (och din destination) direkt. En enkel månadsplanerare fungerar bra för detta.
Ha en liten dragspelsmapp i bilen eller åkpåsen med sektioner märkta för olika typer av kvitton. Detta minskar risken för att de skadas eller kommer bort under resan.
En gång i månaden, kontrollera dina kvitton mot ditt kontoutdrag för att se till att det inte finns några avvikelser.

Om du kan ta dessa steg mot korrekt journalföring, du kommer att göra det lättare för dig själv (eller din revisor) när du monterar orörda, felfri böcker.

Bokföring

Låt oss sedan prata om bokföringen.

Bokföring är den dagliga processen att registrera affärskostnader och transaktioner och stämma av dem med kontoutdrag. Till skillnad från redovisning, som tittar på siffrorna från ett mer utzoomat perspektiv för analys, handlar denna del av processen om att säkerställa korrekt dokumentation.

Det finns ett par olika sätt du kan närma dig det:

Arbeta med en lokal bokhållare/revisorvem sköter det åt dig.
DIY-tillvägagångssätt, vilket innebär att använda ett kalkylblad eller molnbaserade lösning som Våg.

Det rätta alternativet för dig beror på din bandbredd och förmåga. Om du är skrämd av denna aspekt av ditt företag eller helt enkelt inte har tid att ägna dig åt bokföringsrelaterad arbetsuppgifter, att lägga ut detta arbete på en professionell hjälper till att säkerställa att du inte klämmer när skattetiden kommer. Om du känner dig bekväm med att ta ledningen när det gäller siffrorna, här är några grunder som du bör tänka på när du förbereder dina böcker:

Kund- och leverantörsskulder: Vad kunder är skyldiga dig, liksom vad du är skyldig andra
Intäkter och kostnader: Alla transaktioner, inklusive försäljning och kostnader i samband med att göra affärer
Lager: Detaljerad uppdelning av lagerkvantiteter, köpdatum, sålda datum etc.

Det är viktigt att hålla dina böcker så korrekta och TIDSENLIG som möjligt, eftersom dessa siffror hjälper dig att fatta mer välgrundade affärsbeslut.

Förstå dina skattekrav

För många småföretagare är skattesidan av verksamheten kan vara ganska skrämmande. Men med rätt mängd sparande och noggrann bokföring kan det faktiskt vara ganska enkelt.

För egenföretagare folkmassan (enskilda företagare, LLCs och partnerskap), kommer du att göra anspråk på affärsinkomster på din personliga skattedeklaration. Företag är olika genom att de fungerar som separata enheter, så arkiveringskraven är lite olika.

Om du tjänar mer än 1,000 XNUMX USD per år måste du göra uppskattade kvartalsvisa skattebetalningar. För att beräkna dina kvartalsbetalningar är det en bra idé att hänvisa till förra årets anmälningar som vägledning om ditt företag har förblivit detsamma. Om inte, vill du uppskatta din förväntade inkomst minus avdrag för året. Om du är i USA kommer du att slutföra en 1040-SV kalkylblad.

Sammantaget vill du planera att avsätta en del av dina intäkter för skattetid.

Hur mycket? En säker räckvidd är 30-40 %, enligt Wall Street Journal. Det är bättre att spara mer än du behöver snarare än att behöva krångla för att komma fram till vad du är skyldig vid skatt.

Övervaka nyckelnummer

Medan du slutför ditt bokföringsarbete vill du göra lite analyser för att övervaka nyckeltal och leta efter trender och mönster som kan hjälpa dig att förbättra verksamheten. Några nyckeltal att hålla ett öga på inkluderar:

Bruttomarginaler: Denna procentsats hjälper dig att övervaka dina marginaler och få ett fast grepp om hur mycket du faktiskt tjänar på dina produkter. För att beräkna bruttomarginal, använd formeln: Bruttomarginal (%) = (Intäkt — kostnad för sålda varor) / intäkter

Månadsförsäljning: Leta efter mönster som hjälper dig att upptäcka långsamma månader och hektiska månader. Använd denna information för att informera din marknadsförings- och reklamstrategi.

Marknadsföring ROI: Håll koll på avkastningen på investeringen från dina olika marknadsföringsinsatser för att ta reda på vilka kanaler och plattformar som ger bäst resultat. Gå framåt, spendera mer på de kanaler som ger högst avkastning och skär bort lågpresterande.

Den goda nyheten är att Ecwid har detaljerat försäljningsrapporter inbyggd i plattformen, som du kan se nedan:

Kom bara ihåg: Siffrorna ljuger inte. Hänvisa tillbaka till dessa nyckeltal när du utvärderar vilka produkter som ska fylla på, prishöjningar, frakt-/paketeringskostnader med mera.

Bokföring och redovisning för småföretag: enklare än du tror

Med rätt finansiell information och en fantastisk produkt kan du utveckla ett blomstrande litet företag på nolltid. Om du gör journalföring själv eller lägger ut det till en expert, håll koll på nyckelsiffrorna och rapporterna som hjälper dig att förstå hur din operation fungerar.

Vill du ha mer innehåll om den finansiella sidan av ditt småföretag? Checka ut:

Sälj online

Med Ecwid E-handel kan du enkelt sälja var som helst, till vem som helst – över internet och runt om i världen.

KOM IGÅNG

Säljer online Företagsekonomi

April 2, 2020

Om författaren

Aniqa, CFO på Ecwid, har hjälpt företag att uppnå önskade finansiella och affärsmässiga mål med fokus på efterlevnad och operationell excellens. Utanför jobbet älskar hon att designa och resa runt i världen.