9 Chiến lược thành công để quản lý quan hệ với nhà cung cấp

Đã đọc 14 phút

Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp của họ ngày nay quan trọng hơn bao giờ hết. Các công ty hiện dựa vào các nhà cung cấp để thúc đẩy chuỗi cung ứng toàn cầu và giữ cho hoạt động của họ diễn ra suôn sẻ. Biết cách liên hệ với nhà cung cấp khi bắt đầu kinh doanh là một chuyện. Duy trì mối quan hệ làm việc tích cực và hiệu quả với các nhà cung cấp lại là một chuyện khác.

Quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM) là quá trình xây dựng và duy trì mối quan hệ nhà cung cấp hiệu quả. SRM là một quá trình đa diện, có thể bao gồm các mối quan hệ cân bằng với nhiều nhà cung cấp. Quá trình quản lý mối quan hệ nhà cung cấp không chỉ dừng lại ở việc quản lý hợp đồng và đơn hàng. Đó là về việc xây dựng quan hệ đối tác chiến lược vững mạnh với các nhà cung cấp chính của bạn. Nó bao gồm một phương pháp tiếp cận có hệ thống để đánh giá, quản lý và tăng cường mối quan hệ nhà cung cấp nhằm tối đa hóa giá trị của họ đối với công ty của bạn.

Mục tiêu chính của SRM là bảo đảm chất lượng cao vật liệu và dịch vụ, được giao đúng hạn và với chi phí hợp lý. Mặc dù mỗi mối quan hệ với nhà cung cấp đều có những yêu cầu riêng, nhưng vẫn có những chiến lược bạn có thể sử dụng để điều hướng mối quan hệ với nhà cung cấp. Sau đây là một số mẹo về việc thiết lập và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp.

Tầm quan trọng của SRM hiệu quả

Quản lý quan hệ nhà cung cấp hiệu quả là điều cần thiết để doanh nghiệp thành công trên thị trường cạnh tranh. Sau đây là những lợi ích chính mà một SRM hiệu quả sẽ mang lại:

Giảm chi phí: Một SRM hiệu quả giúp xác định tiết kiệm chi phí cơ hội. Các công ty có thể đàm phán các điều khoản tốt hơn với các nhà cung cấp hiện tại và nhà cung cấp chiến lược và có thể giảm chi phí mua sắm tới 12%.
Cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng: Giao tiếp và hợp tác tốt với nhà cung cấp có thể hợp lý hóa hoạt động của bạn, giảm thiểu sự chậm trễ và gián đoạn chuỗi cung ứng, đồng thời đảm bảo giao hàng hóa và dịch vụ kịp thời.
Nâng cao hiệu suất:Quản lý và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp thường xuyên sẽ đảm bảo cải thiện hiệu quả và kết quả.
Giảm thiểu rủi ro: SRM hiệu quả giúp xác định và giảm thiểu rủi ro của nhà cung cấp. Theo dõi chặt chẽ thông tin và hiệu suất của nhà cung cấp sẽ cho phép bạn dự đoán các vấn đề tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp chủ động để ngăn ngừa các trường hợp như vậy.
Quan hệ đối tác chiến lược mạnh mẽ: Hợp tác với các nhà cung cấp sẽ dẫn đến sự tăng trưởng chung. Bằng cách chia sẻ các phương pháp hay nhất và cách tiếp cận sáng tạo, bạn có thể đạt được lâu mục tiêu kinh doanh thông qua mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp.

Việc thực hiện các hoạt động SRM mạnh mẽ và hiệu quả là rất quan trọng để tối đa hóa giá trị, giảm thiểu rủi ro và đạt được lâu thành công kinh doanh thông qua điều hành tốt mối quan hệ nhà cung cấp.

Chọn nhà cung cấp của bạn

Mối quan hệ nhà cung cấp tốt bắt đầu với chọn đúng nhà cung cấp cho doanh nghiệp của bạn. Bạn nên lựa chọn nhà cung cấp cho công ty của mình một cách kỹ lưỡng. Nhà cung cấp mà bạn làm việc cùng cần có khả năng đáp ứng nhu cầu sản xuất cũng như đáp ứng các tiêu chuẩn khác cho doanh nghiệp của bạn. Các yếu tố khác, như chi phí sản xuất và vận chuyển, cũng cực kỳ quan trọng.

Sự thật đơn giản là nếu bạn chọn một nhà cung cấp không phù hợp với công ty của mình thì mối quan hệ với nhà cung cấp của bạn sẽ bị ảnh hưởng. Và đây sẽ không phải là lỗi của nhà cung cấp. Trách nhiệm ban đầu trong việc lựa chọn nhà cung cấp là của bạn và doanh nghiệp của bạn.

Mối quan hệ của bạn cũng sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại nhà cung cấp mà bạn làm việc cùng. Nếu bạn bắt đầu kinh doanh dropshipping, ví dụ, mối quan hệ nhà cung cấp của bạn có thể nhiều hơn rảnh tay hơn với một nhãn hiệu riêng nhà sản xuất. Nhưng cho dù mô hình kinh doanh của bạn là gì thì nhà cung cấp của bạn sẽ rất quan trọng.

Thách thức của SRM

Duy trì mối quan hệ hiệu quả với các nhà cung cấp có thể mang lại cho công ty bạn rất nhiều lợi ích, nhưng không phải là không có thách thức. Các vấn đề như đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định, và quản lý rủi ro có thể trở nên khó khăn nếu những yếu tố này không được tính đến khi lựa chọn nhà cung cấp.

Thông thường, những thách thức sau đây là phổ biến nhất trong ngành.

Sự cố truyền thông

Giao tiếp kém có thể dẫn đến sự chậm trễ đáng kể và chi phí vượt mức. Sự nhầm lẫn về thời gian giao hàng, thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc điều kiện thanh toán có thể gây căng thẳng cho mối quan hệ với nhà cung cấp.

Sự gián đoạn

Các sự kiện bất ngờ, chẳng hạn như tình trạng thiếu hụt vật liệu, chậm trễ vận chuyển hoặc phá sản của nhà cung cấp, có thể làm gián đoạn chuỗi cung ứng và gây ra sự chậm trễ trong các dự án xây dựng. Điều quan trọng là phải có kế hoạch dự phòng để xử lý những gián đoạn này.

Giá cả không ổn định

Chi phí vật liệu trong xây dựng có thể dao động do điều kiện thị trường, gây ra sự bất ổn về giá cả. Điều này có thể làm phức tạp các cuộc đàm phán với nhà cung cấp và gây khó khăn cho việc duy trì kiểm soát tài chính.

Để quản lý thách thức này, các công ty có thể tham gia vào lâu thỏa thuận hợp đồng với nhà cung cấp hoặc sử dụng chiến lược phòng ngừa rủi ro để khóa giá.

Vấn đề hiệu năng

Ngay cả khi đã kiểm tra cẩn thận, đôi khi nhà cung cấp vẫn không đáp ứng được kỳ vọng. Khi nhà cung cấp liên tục hoạt động kém, điều này có thể ảnh hưởng đến tiến độ và ngân sách của dự án. Có một hệ thống để theo dõi hiệu suất và giải quyết các vấn đề sớm là chìa khóa để vượt qua thách thức này.

Các công ty thường phân khúc nhà cung cấp để giảm thiểu những vấn đề này, trong khi quản lý thông tin nhà cung cấp chi tiết và hệ thống quản lý quan hệ nhà cung cấp mạnh mẽ giúp giải quyết vấn đề này.

9 Chiến lược quản lý quan hệ nhà cung cấp

Khi bạn đã chọn nhà cung cấp, điều bắt buộc là phải đảm bảo rằng họ tiếp tục đáp ứng nhu cầu sản phẩm của bạn. Mặc dù các nhà cung cấp không làm việc trực tiếp cho bạn nhưng họ cung cấp dịch vụ thiết yếu cho bạn. Điều này đặt ra một số thách thức đặc biệt, như các công ty sản xuất và nhà cung cấp hoạt động theo mục tiêu và thủ tục của công ty họ. Tuy nhiên, có một số chiến lược chính bạn có thể thực hiện khi quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp.

1. Có quy tắc ứng xử của nhà cung cấp được xác định rõ ràng

A quy tắc ứng xử của nhà cung cấp là tài liệu nêu ra những kỳ vọng và tiêu chuẩn đối với các nhà cung cấp của công ty bạn. Tài liệu này phải cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho các nhà cung cấp của bạn liên quan đến nhu cầu chuỗi cung ứng cũng như các vấn đề về đạo đức và môi trường.

Quy tắc ứng xử của nhà cung cấp đóng vai trò như một hợp đồng giữa công ty của bạn và các nhà cung cấp. Bạn phải chắc chắn trình bày rõ ràng quy tắc ứng xử của mình với các nhà cung cấp ngay từ đầu mối quan hệ của bạn. Làm như vậy đảm bảo rằng họ hiểu nhu cầu của bạn và có thể chuẩn bị đầy đủ để đáp ứng chúng.

2. Đặt ra kỳ vọng rõ ràng

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý quan hệ nhà cung cấp là thiết lập kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu. Điều này được thực hiện bằng cách cung cấp cho nhà cung cấp thông tin chi tiết về thời gian dự án, thông số kỹ thuật vật liệu và tiêu chuẩn chất lượng. Đổi lại, nhà cung cấp phải cam kết giao vật liệu theo yêu cầu đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và phù hợp với kỳ vọng về chất lượng của công ty.

3. Thực hiện đánh giá hiệu suất nhà cung cấp một cách nhất quán

Nói về những kỳ vọng rõ ràng, một cách khác để quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp là tiến hành đánh giá hiệu suất định kỳ. Trong một số bối cảnh, đánh giá hiệu suất có thể không phải là một cách trực quan để cải thiện mối quan hệ. Tuy nhiên, khi được thực hiện đúng cách, đánh giá hiệu suất là một phần quan trọng trong hầu hết các mối quan hệ nghề nghiệp. Vấn đề phát sinh khi đánh giá hiệu suất không công bằng hoặc quá quan trọng.

Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp tạo cơ hội cho bạn và nhà cung cấp của bạn đánh giá nhu cầu, hiệu suất và rủi ro. Đối với quy tắc ứng xử của bạn, bạn nên truyền đạt rõ ràng những kỳ vọng và tiêu chí đánh giá của mình. Bất kỳ mối quan ngại nào được phát hiện trong quá trình đánh giá đều phải được truyền đạt dưới dạng phản hồi mang tính xây dựng.

Bằng cách này, đánh giá của bạn sẽ được coi là chân thành và theo định hướng cải tiến, chứ không phải là quá quan trọng. Các nhà cung cấp cũng sẽ đánh giá cao việc nhận được phản hồi tích cực trong quá trình đánh giá để họ biết rằng công việc khó khăn của họ được đánh giá cao.

4. Giữ đường dây liên lạc mở

Ngay cả khi bạn không tiến hành đánh giá chính thức, việc giao tiếp vẫn rất quan trọng. Mức độ bạn giao tiếp với nhà cung cấp sẽ phụ thuộc vào tính chất công việc kinh doanh của bạn. Nhưng bạn nên biết cách tốt nhất để liên lạc với nhà cung cấp của mình khi cần và ngược lại.

Giao tiếp không chỉ giúp tránh được những vấn đề trước mắt. Tuy nhiên, nó cũng thiết lập niềm tin và sự quen thuộc và giúp xây dựng lâu ổn định.

5. Hiểu và đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng

Không có thứ gọi là rủi ro mối quan hệ nhà cung cấp. Mọi chuỗi cung ứng đều phải đối mặt với rủi ro, cho dù đó là tình trạng thiếu nguồn lực, chi phí vận chuyển tăng hay liên quan đến thời tiết sự chậm trễ vận chuyển. Bỏ qua hoặc không hiểu và chuẩn bị cho Các yếu tố rủi ro gây bất lợi cho mối quan hệ với nhà cung cấp. Chìa khóa để quản lý rủi ro và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp là xác định các lỗ hổng và có kế hoạch giải quyết chúng.

Các yếu tố cần xem xét bao gồm kinh nghiệm xử lý rủi ro của nhà cung cấp, sự ổn định tài chính và năng lực sản xuất. Một số rủi ro là không thể tránh khỏi. Nhưng cách một công ty phản ứng với rủi ro nằm trong tầm kiểm soát của nó.

Bạn nên cẩn thận giám sát các rủi ro liên quan trong mối quan hệ với nhà cung cấp của bạn. Tương tự như vậy, bạn nên yên tâm rằng nhà cung cấp của bạn có đủ phương tiện để giải quyết mọi vấn đề phức tạp trong chuỗi cung ứng mà họ có thể gặp phải.

6. Biết sự khác biệt giữa giá trị và giá cả

Một trong những sai lầm dễ mắc phải nhất khi chọn nhà cung cấp là cố gắng tiết kiệm tiền bằng cách chọn chi phí trả trước thấp nhất. Điều này làm nổi bật sự khác biệt giữa giá của một dịch vụ và giá trị của một dịch vụ.

Trong nhiều trường hợp, nhà cung cấp rẻ nhất cũng có nhiều rủi ro nhất. Điều này có thể có nghĩa là việc vận chuyển chậm hơn, đắt hơn hoặc kém tin cậy hơn. Nó cũng có thể có nghĩa là chất lượng sản phẩm kém hơn so với các nhà cung cấp khác.

Giá trị của mối quan hệ với nhà cung cấp của bạn không chỉ là chi phí trả trước. Vâng, giá cả là một yếu tố quan trọng. Bạn đang điều hành một doanh nghiệp và cần phải tạo ra lợi nhuận, rốt cuộc. Nhưng đôi khi, chi tiêu trả trước nhiều hơn sẽ mang lại nhiều giá trị hơn trong bức tranh toàn cảnh. Điều này có thể có nghĩa là bạn chọn một nhà cung cấp đắt hơn một chút để nhận được chất lượng cao sản phẩm.

Một chuỗi cung ứng không đáng tin cậy có thể nhanh chóng làm hỏng hoạt động kinh doanh của bạn, ngay cả khi mọi thứ khác đều ở trạng thái tốt. Trong những trường hợp này, mối quan hệ căng thẳng với nhà cung cấp chỉ là một phần khiến bạn lo lắng.

7. Ưu tiên một số mối quan hệ với nhà cung cấp nếu cần

Tất cả các mối quan hệ với nhà cung cấp đều quan trọng. Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều nhà cung cấp cho các khía cạnh khác nhau trong hoạt động kinh doanh của mình thì một số nhà cung cấp có thể quan trọng hơn những nhà cung cấp khác.

Ví dụ: giả sử bạn điều hành một quán cà phê và tiệm bánh. Hầu hết hoạt động kinh doanh của bạn đều dựa vào bán sản phẩm cà phê. Do đó, mối quan hệ của bạn với nhà cung cấp cà phê có thể xứng đáng được ưu tiên hàng đầu. Nhà cung cấp hàng hóa giấy của bạn vẫn đóng một vai trò quan trọng và bạn không nên bỏ qua họ. Nhưng việc có sẵn một cơ cấu cho nhiều nhà cung cấp khác nhau là điều quan trọng khi nói đến việc quản lý nhu cầu tổng thể về chuỗi cung ứng của công ty bạn.

8. Hiểu được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp

Cuối cùng, điều quan trọng là đừng bỏ qua các kỹ năng mềm cần thiết để quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp. Mặc dù quan hệ nhà cung cấp là mối quan hệ công việc, chuyên nghiệp nhưng chúng vẫn liên quan đến giao tiếp giữa các cá nhân.

Điều này có nghĩa là công ty của bạn cần có đúng người phụ trách quan hệ nhà cung cấp. Những người chịu trách nhiệm quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp phải là những người giao tiếp thân thiện, giàu lòng nhân ái và mạnh mẽ. Có một danh sách dài những điều quan trọng kỹ năng mềm cho SRM có thể giúp cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp của bạn. Rèn luyện những kỹ năng này có thể là một bước tiến lớn theo đúng hướng xây dựng mối quan hệ nhà cung cấp tốt hơn.

Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp là một trong nhiều mối quan tâm mà doanh nghiệp của bạn cần cân bằng khi phát triển trong thế giới kinh doanh hiện đại. Khi ngày càng có nhiều công ty vươn ra toàn cầu, nhịp độ nhanh kết nối, nhu cầu chuỗi cung ứng càng trở nên khó theo dõi hơn.

9. Tận dụng công nghệ

Cập nhật công nghệ và các công cụ phần mềm có thể nâng cao việc quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp. Ví dụ, phần mềm mua sắm hữu ích cho việc tự động hóa quy trình đặt hàng, theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp và giám sát hợp đồng. Có thể theo dõi dòng sản phẩm và vật liệu theo thời gian thực sẽ đảm bảo kiểm soát tốt hơn quy trình cung ứng.

Ecwid có thể giúp đỡ

SRM chỉ là một quy trình bạn cần để duy trì hoạt động trơn tru. Các khía cạnh khác bạn cần xem xét bao gồm việc lựa chọn tốt nhất phần mềm quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp của bạn. Để có quyền truy cập vào một số trong những thân thiện với người dùng, thương mại điện tử phần mềm có sẵn, cân nhắc lựa chọn Ecwid để xây dựng cửa hàng trực tuyến của bạn. Ecwid rất trực quan, linh hoạt và có thể hoạt động với mọi nền tảng bán lẻ trực tuyến.

Bán trực tuyến

Với Ecwid Ecommerce, bạn có thể dễ dàng bán hàng ở mọi nơi, cho bất kỳ ai — qua internet và trên toàn thế giới.

Bắt đầu

Tháng Tám 22, 2024

Giới thiệu về tác giả

Max đã làm việc trong ngành thương mại điện tử trong sáu năm qua để giúp các thương hiệu thiết lập và nâng cao khả năng tiếp thị nội dung và SEO. Mặc dù vậy, anh ấy có kinh nghiệm kinh doanh. Anh ấy là một nhà văn tiểu thuyết trong thời gian rảnh rỗi.